Автоматизированную систему можно охарактеризовать как систему, которая состоит, во-первых, из персонала, во-вторых, из комплекса средств автоматизации деятельности персонала и регламентов работы, и реализует специальную информационную технологию выполнения установленных для нее функций.
Также автоматизированная система определяется как организованная совокупность мероприятий, средств и методов, применяемых в целях регулярной обработки информации для решения той или иной задачи. Главная цель создания автоматизированной системы - это не упрощение, а стандартизация и категоризация автоматизируемого процесса, дающая возможность обеспечивать стабильность работы всей системы, а также прозрачность её контроля, и анализировать возможные слабые места. Автоматизация, как правило, повышает требования к квалификации персонала, в том числе, увеличивая его ответственность. В случае правильной автоматизации принятие решений и решение проблем значительно упрощается.